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項目經理跨部門溝通的6個原則

作者:
安徽新天源建設咨詢有限公司
最后修訂:
2020-05-29 09:11:47

摘要:

對項目經理來說,跨部門溝通不良,可能會對項目造成嚴重影響。


你認為十萬火急的事,到了其他部門那里,竟然成了芝麻綠豆大的事;原本應該合作解決的問題,到了跨部門會議上,又淪為各彈各的調,找不到共識。


到底,在不同部門各有不同立場與利益的情況下,怎樣才能把話說清楚,把項目做好呢? 


以下幾點供你參考。


溝通前先做好準備

1



在跟同事討論事情之前,先把一些基本問題想清楚,不要毫無準備就去,否則很可能得不到你想要的東西。


下面的幾個問題應該事先想清楚:




你希望對方幫你做什么事?


你認為他會要求你做什么?


如果對方不同意你提出來的做法,有沒有其它選擇方案?


如果雙方沒共識,你會有什么后果?對方又會有什么后果?


做好準備,才能應對溝通中的變數。




了解其它部門的語言

2



跨部門溝通不良,很多時候都是“語言不通”所引起。比如,技術部平常講的是“相同語言”,他們非常清楚自己部門的規則、目標與期望。同樣地,財務、人資等部門,也有自己的語言與觀點。因此,想要溝通順暢,前提就是“聽懂對方的語言”。


了解其他部門語言的一個重要方法是換位思考,試著站在對方的立場思考:




這么做,對業務部的業績有幫助嗎?


如果我是他,會接受這種做法嗎?


這個方法真的有用嗎?


跨部門的換位思考法能將誤解或溝通頻率不搭的機率降到最低。此外,頻繁的互動有助于建立彼此的熟識度,讓你更容易設身處地想問題。因此,時不時的跟其它部門的領導和同事吃吃飯、聊聊天,有好無壞。




開誠布公是最好的對策

3



在公司里,你面對的是需要長期共事的同事,不是一錘子買賣,因此,凡事以誠實為上策,最忌欺騙、隱瞞事實,破壞信任關系。部門間一旦缺乏信任感,會加重彼此的防御心,溝通時就會有所保留,甚至隱藏一些重要信息。


相反,互信會讓雙方在溝通時流暢一些,他們會明白說出自己的需求與考慮,并且提高合作意愿,共同解決問題。


誠信溝通有四個要素:




錯的不要解釋。


務必不要爭。


不打斷對方說話。


微笑再微笑。




呈現事實,專注中心議題

4



讓溝通聚焦的最好方式,就是呈現具體事實,引導人們迅速將注意力放在中心議題上,減少不當的臆測。


《哈佛商業評論》指出,事實可以將溝通過程中“人”的因素降到最低。在缺乏事實的情況下,個人動機可能會遭到猜疑。但“事實就是事實”,它不是出自人的幻想或自私的欲望,因此,提出事實可以創造一種強調議題,而非人身攻擊的氛圍。




確保溝通信息無誤

5



當你針對某個項目或議題,進行完跨部門溝通后,務必要向項目團隊清楚傳達最新進度與信息。很多時候,跨部門會議中所決定的事項,必須交由各部門的一線人員去執行,因此,一定要確保所有信息傳達無誤,才不會讓好不容易達成的共識大打折扣。


為了確保溝通信息無誤,項目經理可以利用以下幾個方法:




向對方重復溝通中的主要內容。


利用澄清的方式提出不明白的內容。


談論重點議題時盡量不要打斷對方講話。




善用幽默

6



幽默可以當做溝通時的緩沖劑,也可視為一種防御機制。當你必須呈現可能會觸犯到他人的事實,或是要溝通棘手訊息時,以輕松或幽默的方式來傳達,比較能保留對方的面子,也有助于正面的溝通。


幽默使用法則的四條禁忌:




不談論對方家庭。


不以人身攻擊。


不涉及組織敏感話題。


幽默有度,點到即止。


俗話說,不懂幽默的項目經理不是好鼓勵師~





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